Atribuții
a) Evidențierea și comunicarea / publicitatea actelor administrative emise de Primarul Municipiului Timișoara si a celor adoptate de Consiliul Local;
b) Întocmirea și actualizarea Monitorului Oficial Local, în conformitate cu prevederile legale incidente;
c) Colaborarea cu compartimentul de resort pentru actualizarea informațiilor inserate în portalul primăriei, referitor la secțiunile hotărâri consiliul local, dispoziții normative primar, procese-verbale ale ședințelor consiliului local, minute ale ședințelor dezbaterilor publice, declarații de avere și de interese aleși, a căror publicitate se impune, etc;
d) Întocmirea de rapoarte semestriale privind modul de aducere la îndeplinire a hotărârilor Consiliului Local și dispozițiilor Primarului;
e) Preluarea proiectelor de hotărâre și urmărirea respectării legalității acestora;
f) Îndeplinirea procedurilor de convocare a consilierilor locali la ședințele comisiilor pe domenii de specialitate și în plen;
g) Organizarea și asigurarea asistenței ședințelor Consiliului Local; întocmirea notei de constatare prin care clarifică din punct de vedere juridic unele aspecte rezultate din materialele întocmite de compartimentele de specialitate;
h) Întocmirea avizelor comisiilor, procesele–verbale ale ședințelor comisiilor pe domenii de specialitate; corespondența/publicitatea acestora;
i) Întocmirea proceselor–verbale ale ședințelor în plen și asigurarea publicității acestora;
j) Redactarea hotărârilor Consiliului Local;
k) Păstrarea în condiții de securitate a listelor electorale permanente;
l) Asigurarea îndeplinirii procedurilor și exercitarea atribuțiilor privind organizarea alegerilor, referendumurilor și a recensămintelor, potrivit competențelor stabilite de lege, și anume: primește întâmpinările împotriva omisiunilor, înscrierilor greșite și a oricăror erori din liste și le transmite celor care au întocmit listele; efectuează copii de pe listele electorale permanente cuprinzând alegătorii din fiecare secție de votare și le înaintează, în două exemplare birourilor electorale ale secțiilor de votare; delimitează secțiile de votare și le transmite prefectului în termenul prevăzut de lege; asigură amenajarea corespunzătoare a secțiilor de votare; predă pe bază de proces - verbal buletinele de vot, ștampilele de control și cele cu mențiunea „votat„ precum și celelalte materiale necesare birourilor electorale ale secțiilor de votare; asigură condițiile necesare consultării de către cei interesați a copiilor de pe listele electorale permanente la sediul primăriei și la sediile secțiilor de votare, etc;
m) Actualizarea permanentă a registrului electoral;
n) Asigurarea evidenței și actualizarea datelor privind aleșii locali, gestionarea registrului declarațiilor de avere și declarațiilor de interese, publicarea și arhivarea declarațiilor de avere și a declarațiilor de interese în colaborare cu Serviciul Comunicare; întocmirea pontajului consilierilor locali și colaborează cu serviciul resurse umane în vederea asigurării plății indemnizației consilierilor locali;
o) Înregistrarea corespondenței Secretarului general și ținerea evidenței documentelor semnate de Secretarul general;
p) Asigurarea audiențelor la cabinetul Secretarului general, înregistrarea petenților și a tipului problemei în registrul de audiențe și întocmirea notelor de audiențe;
q) Asigurarea păstrării documentelor create în cadrul serviciului, protecția și folosirea acestora, inventarierea și pregătirea pentru arhivare, inclusiv in format digital;
r) Arhivarea, cu termen permanent, a Hotărârilor Consiliului Local și a Dispozițiilor Primarului Municipiului Timișoara, inclusiv in format digital (word, pdf vectorial sau pdf scan).