Asigură relaţia front-Office între instituţie şi cetăţeni prin: informare si consiliere cetățeni, înregistrare cereri, documentații, petiții, solicitări de informații Legea 544/2001.
Structură
Atribuții
a) Asigurarea relației cu cetățenii/petenții prin informarea și consilierea acestora cu informații de interes general și particular legate de activitatea instituție;
b) Verificarea și înregistrarea actelor/petițiilor/cererilor/sesizărilor/ofertelor achiziții/licitații, a clarificărilor, restituirilor de garanții, indemnizațiilor și alocațiilor, documentațiilor, preluate de la petenți, persoane fizice sau juridice după caz, organe de control etc., în sistemul informatic integrat de management al documentelor; eliberarea dovezii de înregistrare a petițiilor, distribuirea în vederea rezolvării către structurile organigramice;
c) Preluarea și înregistrarea reclamațiilor și sesizărilor referitoare la activitatea instituției și a angajaților acesteia, inclusiv cele ale avertizorilor publici, în sistemul informatic integrat de management al documentelor; eliberare dovadă de înregistrare a petițiilor, distribuirea în vederea rezolvării către structurile organigramice;
d) Înmânarea, eliberarea citațiilor și ale altor acte de procedură conform Codului de Procedură Civilă; la expirarea termenului prevăzut de lege, returnarea la instanțele de judecată a citațiilor/adreselor/actelor de procedură și/sau a proceselor verbale aferente;
e) Asigurarea înscrierii în audiență a cetățenilor, pe structuri și problematici, conform reglementărilor interne și numai după caz: gestionarea notelor de audiențe, participarea la audiențe, completarea registrelor de audiență și a notelor de audiență electronice, asigurarea corespondenței sau a legăturii cu petenții;
f) Verificarea stadiului de rezolvare al cererilor în Sistemul de management al documentelor la solicitarea beneficiarilor;
g) Participarea la activitatea de relații cu publicul, informarea cetățenilor prin furnizarea pe loc a informațiilor de interes public solicitate verbal, punerea la dispoziția cetățenilor a formularelor tip conform Legii 544/2001 - a liberului acces la informațiile de interes public și a altor formulare tipizate conform H.G. 1723/2004 - măsuri pentru combaterea birocrației;
h) Eliberarea de acorduri, avize, adeverințe, contracte, adeverințe preemțiuni, certificate, autorizații, adrese, documentații aprobate sau respinse/restituite, după caz, planuri, permise, confirmări, copii din arhivă, formulare europene, anchete, dispoziții, procese-verbale, dovezi de înmânare, etc., alte acte/documente solicitate de petenți, persoane fizice sau juridice, prin cereri înregistrate în sistemul informatic integrat de management al documentelor, descărcarea gestiunii etc;
i) Înregistrarea facturilor și a documentelor conexe;
j) Emiterea notelor de plată și verificarea încasării acestora în vederea gestionării creanțelor bugetare/fiscale, după caz, inclusiv a notelor de plată pentru încasarea taxelor în vederea emiterii autorizațiilor de construire, folosind doar algoritmul informatic existent în funcțiune în platforma informatică;
k) Îndeplinirea actelor procedurii de publicitate a vânzării conform Codului de Procedură Civilă;
Arhivarea documentelor, conform nomenclatorului arhivistic, inclusiv în format digital (pdf vectorial sau scan).
Conducere
Mirel Munteanu
Șef serviciu