- Aplicarea prevederilor și procedurilor legale privind regimul petițiilor.
- Gestionarea corespondentei fizice a instituţiei.
- Repartizarea/distribuirea sesizărilor, petițiilor și solicitărilor de informații primite pe primariatm.ro către departamentele de specialitate ale aparatului de specialitate al Primarului municipiului Timișoara în vederea analizării lor și comunicării răspunsului competent.
- Colectează răspunsurile și le transmite solicitanților.
Atribuții
a) Repartizarea/distribuirea sesizărilor, petițiilor și solicitărilor de informații către departamentele de specialitate ale aparatului de specialitate al Primarului municipiului Timișoara în vederea analizării lor și comunicării răspunsului competent; colectează răspunsurile și le transmite solicitanților;
b) Aplicarea prevederilor și procedurilor legale privind regimul petițiilor;
- urmărește soluționarea și redactarea în termen a răspunsurilor petițiilor, elaborate de compartimentele de specialitate și expediază prin poștă sau prin e-mail, răspunsurile formulate către petenți;
- clasează petițiile anonime/fără obiect și pe cele transmise în mod repetat cu același conținut, dacă petentul a primit cel puțin un răspuns;
- redirecționează petițiile al căror conținut nu intră în atribuțiile instituției către instituțiile sau autoritățile publice competente, concomitent cu informarea petentului în scris;
- Întocmește raportul semestrial - răspunsuri la petiții în termenul legal conform OG 27/2002.
c) Formularea unor răspunsuri la adrese și sesizări trimise instituției și/sau Primarului;
d) Informarea și sesizarea faptele funcționarilor publici care nu a răspuns în termenul prevăzut de prevederile legale conducând la aplicarea procedurii aprobării tacite pentru acordarea sau reînnoirea unei autorizații care îmbracă forma abaterii disciplinare potrivit OUG nr. 27/2003;
a) Preluarea corespondenței la sediul Primăriei Municipiului Timișoara de la factorii poștali, firme de curierat, curieri ai judecătoriei, tribunalului, curții de apel, poliției, de la executori judecătorești, poșta militară și distribuirea ei la compartimentele instituției;
b) Preluarea corespondenței de la instituțiile cu care colaborează, prin deplasare pe teren și distribuirea ei la compartimentele instituției;
c) Preluarea corespondenței de la Serviciul Informare și Consiliere Cetățeni sau alte compartimente și distribuirea în instituție;
d) Preluarea actelor care reglementează executarea creanțelor bugetare de natură fiscală, precum și a amenzilor care potrivit legii se fac venit la bugetul local și redistribuirea la Direcția Fiscală;
e) Preluarea de documente, adrese, referate care necesită o comunicare letrică și distribuirea/ expedierea acestora la compartimentele interne, instituții din subordinea Consiliului Local, societăți comerciale;
f) Înregistrarea, scanarea documentațiilor primite pe suport fizic și transmiterea acestora către compartimentele/ persoanele care au competență în soluționarea acestora în flux electronic;
g) Introducerea în sistemul integrat de management al documentelor a solicitărilor de anchete sociale, la cererea poliției, a instanțelor judecătorești, a notarilor;
h) Verificarea solicitărilor cetățenilor înregistrate pe portalul PMT, înregistrarea și repartizarea în funcție de problematica acestora pe compartimente;
i) Preluarea, înregistrarea, centralizarea actelor de procedură de la instanțe și executori judecătorești, redactarea centralizatoarelor pentru introducerea lor în flux și predarea pe bază de semnătură;
j) Întocmirea de procesele-verbale de afișare - dezafişare;
k) Afișarea la avizier a actelor de procedură;
l) Comunicarea citațiilor și a altor acte de procedură, în condițiile Legii nr. 135/2010, cu modificările și completările ulterioare;
m) Expedierea prin poștă și poștă militară a corespondenței întocmită de compartimente;
n) Asigurarea și urmărirea circuitului documentelor în PMT și între PMT și alte instituții;
o) Întocmirea documentației pentru inițierea procedurii de achiziție pentru prestarea de servicii poștale și urmărirea derulării contractului pentru servicii poștale constând în preluarea, prelucrarea, transportul și livrarea la destinatari a corespondenței PMT;
p) Verificarea documentelor scadente, comunicarea situației documentelor scadente care nu au fost soluționate în termen superiorilor ierarhici.